Tugas SoftSkill Kinerja Pegawai

Judul jurnal:   PERANCANGAN PENILAIAN KINERJA KARYAWAN BERDASARKAN KOMPETENSI SPENCER DENGAN METODE ANALYTICAL HIERARCHY PROCESS 
(Studi Kasus di Sub Dinas Pengairan, Dinas Pekerjaan Umum, Kota Probolinggo)

Penulis             :   Eko Nurmianto, Nurhadi Siswanto

Program Pascasarjana, Jurusan Teknik Industri, Institut Teknologi Sepuluh Nopember

 Sanusi Sapuwan

Kepala Dinas Pekerjaan Umum, Kota Probolinggo

Tahun dipublikasikan : 1 Juni 2006

BAB I

1.              Latar Belakang

                        Selama ini penilaian prestasi kinerja karyawan di Dinas Pekerjaan Umum Kota Probolinggo, khususnya Sub Dinas Pengairan belum dilaksanakan secara optimal terutama dalam menilai kinerja karyawan kontrak. Selama ini penilaian karyawan honorer hanya ditentukan dari hasil kerjanya, belum ada kriteria penilaian yang jelas. Sedangkan penilaian kinerja untuk karyawan tetap menggunakan Daftar Penilaian Pelaksaan Pekerjaan (DP3) yang didalam terdapat 8 (delapan) unsur, yaitu kejujuran, kesetiaan, ketaatan, prestasi kerja, tanggung jawab, kerjasama, kepemimpinan dan prakarsa. Namun DP3 tersebut tidak digunakan oleh instansi Sub Dinas Pengairan dalam menilai kinerja karyawan kontraknya. Oleh karena itu dalam penelitian ini akan dikembangkan penilaian kinerja karyawan honorer berdasarkan kompetensi, dimana mampu mengakomodir kinerja karyawan kontrak. Kompetensi itu sendiri menurut Lyle M. Spencer dan Signe M. Spencer (1993), disebutkan bahwa kompetensi merupakan bagian dalam dan selamanya ada pada kepribadian seseorang dan dapat memprediksikan tingkah laku  dan performansi secara luas pada semua situasi dan job tasks. Adapun faktor-faktor kompetensi menurut Spencer ada 20 faktor kompetensi, dari kedua puluh faktor kompetensi tersebut hanya ada 7 (tujuh) faktor kompetensi yang dibutuhkan oleh Dinas Pekerjaan Umum dalam rangka peningkatan produktivitas kinerja, khususnya untuk karyawan kontrak. Ketujuh kompetensi tersebut adalah disiplin, memimpin, berprestasi, komitmen pada organisasi, melayani, kerjasama dan proaktif.

                Untuk menentukan nilai prioritas atau bobot dari masing-masing faktor kompetensi diperlukan penilaian dengan menggunakan Analytical Hierarchy Process (AHP). Penilaian kinerja yang akan diusulkan akan dibandingkan dengan Daftar Penilaian Pelaksaan Pekerjaan (DP3) dari segi skala, kriteria dan manfaat sehingga penelitian yang dihasilkan dapat digunakan oleh Sub Dinas Pengairan Kota Probolinggo dalam menilai prestasi kinerja karyawan kontrak. Dengan penilaian kinerja yang tepat, maka produktivitas kinerja karyawan dapat dinilai dan dihargai sesuai dengan usahanya. Dengan demikian insentif yang diterima oleh karyawan kontrak sesuai dengan nilai prestasi kinerjanya.

2.     TEORI 

Prestasi Kinerja

            Menurut Dessler (1997) penilaian prestasi kinerja adalah suatu proses penilaian prestasi kinerja pegawai yang dilakukan pemimpin perusahaan secara sistematik berdasarkan pekerjaan yang ditugaskan kepadanya. Menurut Handoko (1996) penilaian prestasi kinerja adalah proses mengevaluasi dan menilai prestasi kerja karyawan. Kegiatan ini dapat memperbaiki keputusan- keputusan personalia dan memberikan umpan balik kepada para karyawan tentang pelaksanaan kerja mereka.

            Menurut Stoner et al. (1996) penilaian prestasi kinerja adalah proses yang meliputi: (1) penetapan standar prestasi kerja; (2) penilaian prestasi kerja aktual karyawan dalam hubungan dengan standar-standar ini; dan (3) memberi umpan balik kepada karyawan dengan tujuan memotivasi orang tersebut untuk menghilangkan kemerosotan prestasi kerja.

                Sedangkan yang dimaksud dengan dimensi kerja menurut Gomes (1995: 142) memper- luaskan dimensi prestasi kerja karyawan yang berdasarkan:

        1.  Quantity work; jumlah kerja yang dilakukan dalam suatu periode waktu yang ditentukan

        2.  Quality of work; kualitas kerja berdasarkan syarat-syarat kesesuaian dan kesiapannya

        3.  Job knowledge; luasnya pengetahuan mengenai pekerjaan dan ketrampilannya.

        4.   Creativeness; Keaslian gagasan-gagasan yang dimunculkan dan tindakan-tindakan untuk menyelesaikan persoalan-persoalan yang timbul.

      5. Cooperation; kesetiaan untuk bekerjasama dengan orang lain 

      6. Dependability; kesadaran dan kepercayaan dalam hal kehadiran dan penyelesaian kerja.

                 7. Initiative; semangat untuk melaksanakan tugas-tugas baru dan dalam memperbesar

                     tanggung jawabnya.

                 8.  Personal qualities; menyangkut kepribadian, kepemimpinan, keramah-tamahan, dan 

                     integritas pribadi. 

            Menurut Nurmianto dan Wijaya (2003) tujuan penilaian prestasi kinerja ada 2 (dua) tujuan pokok, yaitu:

      1. Untuk tujuan administrasi personalia

                     a. Menjadi dasar pembuatan keputusan manajemen mengenai promosi, mutasi, demosi dan

                          pemberhentian pegawai.

      b.  Menjadi dasar dalam pemberian balas jasa.

                     c.  Menjadi dasar dalam menetapkan program pendidikan dan pelatihan guna mendukung

                          efektivitas unit unit kerja organisasi.

      d.      Menjadi dasar penetapan criteria criteria untuk seleksi dan penetapan pegawai.

                     e.      Memberikan data mengenai produktivitas organisasi secara keseluruhan atau unit unit

           kerja dan individu individu pegawai khususnya.

      2.  Untuk tujuan bimbingan dan konseling

                     a.      Merupakan forum pembimbingan dan konseling antara atasan dan bawahannya untuk

           memperbaiki atau mengembangkan kecakapan pegawai.

      b.  Mengidentifikasikan kelebihan atau kekurangan pegawai yang menjadi salah

           satu dasar pertimbangan dalam melibatkan pegawai pada program pelatihan dan

           pengembangan pegawai.

                     c.      Sebagai alat untuk meningkatkan motivasi kerja pegawai sehingga dapat dicapai kinerja

                          yang baik dalam rangka pencapaian tujuan unit kerja dan organisasi.

      d.  Sebagai alat untuk mendorong atau membiasakan para atasan atau pejabat penilai

           mengamati perilaku kerja pegawai sebagai totalitas hingga diketahui minatminat

           kemampuan kemampuan, serta kebutuhan pegawai.

BAB III

3.      Metodologi Penelitian

               Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data perancangan sistem penilaian

      kinerja karyawan meliputi penentuan kompetensi umum untuk sistem penilaian kinerja

      karyawan, penentuan model pembobotan kompetensi, penentuan penilai dan metode

      penilaian serta penyebaran dan pengumpulan kuisioner.

               Selanjutnya Penentuan Kompetensi untuk Sistem Penilaian Kinerja Karyawan

      menggunakan dimensi-dimensi evaluasi yang menekankan pengukuran kinerja yang

      didasarkan atas kompetensi Spencer yang dibandingkan dengan Competencies for

      Executive Leadership Development (Departemen Permukiman dan PrasaranaWilayah)

      dan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3), dimana faktor kompetensi ini

      berkaitan langsung dengan kondisi yang ada di instansi PU Kota Probolinggo sehingga

      mampu untuk mengakomodasi kemampuan karyawan yang sebenarnya. Kompetensi

      yang digunakan disini adalah karakteristik personal yang berkaitan erat dengan kinerja

      seseorang ditempat kerja.

               Setelah itu Penentuan Model Pembobotan Kompetensi. Pada langkah ini

      ditentukan bagaimana pembobotan dilakukan pada kriteria kompetensi. Penentuan

      yang penting disini yaitu apakah setiap karyawan kontrak akan memiliki model

      pembobotan yang tersendiri atau sama.

               Penentuan Penilai dan Metode Penilaian. Pada langkah ini ditentukan siapa yang

      akan melakukan penilaian. Penilai adalah mereka yang dianggap ahli dan memahami

      mengenai jabatan-jabatan yang diteliti (Rais dan Soembodo, 1997). Jika penilaian

      dilakukan lebih dari satu orang maka ditentukan juga bagaimana metode

      penentuannya. Dalam hal ini pilihannya yaitu berupa konsensus atau penilaian secara

      terpisah

               Penyebaran dan Pengumpulan Kuisioner. Kuisioner yang berisi pembobotan

      tersebut disebarkan kepada responden sesuai dengan yang ditentukan dan kemudian

      dikumpulkan kembali untuk diolah.

               Menentukan bobot kriteria kompetensi. Dilakukan untuk menghasilkan bobot

      masing- masing kriteria kompetensi. Pengolahan dengan AHP (Analyitical Hierarchy

      Process) menggunakan software Expert Choice. 

               Menguji konsistensi. Pengujian dilakukan dengan mencari nilai rasio

      inkonsistensi untuk setiap responden. Pengujian dilakukan jika tim penilai lebih dari

       satu orang dengan metode ter- pisah. Pengujian ini dilakukan terhadap criteria

       kompetensi Spencer yang telah ditentukan. Jika nilai rasio inkonsistensi kurang atau

      sama dengan 0.1 berarti penilaian dapat dipertanggung- jawabkan.

BAB IV

4.      HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

  a.     Pengolahan Data denganSoftware ExpertChoice

 Penilaian prestasi kinerja karyawan yang selama ini dilakukan, ternyata pelaksanaannya belum  secara maksimal dan tidak ada standaryang baku dan konsisten.  DP3 adalah criteria penilaian kinerja karyawan yang digunakan selama ini. Beberapa criteria DP3 menunjukkan adanya kesamaan dan tidak cocok untuk digunakan menilai prestasi kinerja karyawan secara keseluruhan.

 

b. Perancangan sistem penilaian kinerja karyawan

      c.  Perhitungan Insentif

          Dari nilai prestasi tersebut kemudian dihitung insentif yang diterimanya. Perhitungan insentif didasarkan atas perhitungan laba. dapun dana anggaran yang ada di Sub Dinas Pengairan sebesar Rp 10.000.000,-. Oleh karena itu kedua karyawan kontrak tersebut menerima insentif sebesar:

  1. Karyawan kontrak 1 memiliki nilai prestasi kinerja 2.709. Sedangkan dana insentif yang ada adalah Rp 10.000.000,-  Maka besarnya insentif yang akan diterima karyawan 1 adalah:  % kenaikan nilai prestasi kerja : ((2.709-2.5)/(2.5)) x 100%= 8.36%  Misalkan total persentase kenaikan nilai prestasi kerja seluruh karyawan adalah 1000%. Insentif yang akan diterima karyawan kontrak 1 pada tahun ini adalah = (8.36%/1000%) X Rp 10.000.000,- = Rp 83.600 ,-

            2. Karyawan kontrak 2 memiliki nilai prestasi kinerja 2.976. Sedangkan dana insentif yang ada adalah Rp 10.000.000,-  Maka besarnya insentif yang akan diterima karyawan 2 adalah:

            % kenaikan nilai prestasi kerja : ((2.976-2.5)/(2.5)) x 100%= 19%  Misalkan total persentase kenaikan nilai prestasi kerja seluruh karyawan adalah 1000%. Insentif yang akan diterima karyawan kontrak 2 pada tahun ini adalah = (19%/1000%) X Rp 10.000.000,- = Rp 190.000 ,-

PEMBAHASAN

1.   Kriteria Penilaian Kinerja Karyawan

                   Berdasarkan hasil pengolahan Software Expert Choice terhadap kriteria penilaian,khususnya untuk karyawan kontrak terlihat bahwa kemampuan teknis mempunyai bobot  terbesar, yaitu 0.800. Ini berarti seorang karyawan kontrak harus memiliki kemampuan teknis yang besar untuk melaksanakan pekerjaannya.

         Sedangkan pada kriteria kompetensi untuk kelompok teknis, kriteria yang mempunyai bobot terbesar adalah kriteria kompetensi disiplin sebesar 0.318. Hal tersebut dikarenakan, setiap karyawan kontrak dituntut untuk selalu melaksanakan aturan dan melaksanakan tugas tepat pada waktunya.

         Untuk kriteria kompetensi kelompok manajerial, kedua kriterianya mempunyai bobot yang sama besar yaitu 0.500. Hal ini dikarenakan, karyawan kontrak terletak pada low manajemen. Sehingga kemampuan manajerial yang dimilikinya bukan merupakan tuntutan utama.

      2.  Perbandingan Sistem Penilaian Kinerja Karyawan

        Selama ini sistem penilaian kinerja karyawan dengan DP3 belum digunakan secara maksimal dalam menilai kinerja karyawan. Dan dilihat dari kriteria penilaian yang ada di dalamnya, skala yang digunakan memiliki kelemahan, kemudahan pemakaian sistem penilaian tersebut, dan manfaat yang dapat dirasakan dari sistem penilaian tersebut. Untuk dimensi penilaiannya belum mampu untuk menangkap kemampuan teknis secara tepat. Selain itu bobot setiap kriteria sama, sehingga tidak dapat diketahui dimenis manakah yang paling sensitif terhadap penilaian. Untuk skala penilaian yang menggunakan range 1 –100, akan membuat penilai kesulitan memberikan penilaian secara obyektif. Sedangkan  penilaian yang diusulkan terdapat perbedaan, baik pada skala maupun kriteria penilaiannya. Kriteria penilaian sudah mempunyai bobot dan skala penilaian yang digunakan 1-5, yang tentunya akan memudahkan penilaian. Dari segi kemudahan metode usulan atau metode Spencer lebih mudah digunakan karena format penilaian yang diusulkan sudah terdapat nilai bobot dan cara pengisiannya mudah dan dari aspek legalitas metode usulan dapat disahkan atau dilegalkan dengan SK Walikota dan ini sangat membantu dalam penerapan metode usulan.

                    Dari hasil kuesioner mengenai perbandingan penilaian, didapatkan hasil metode penilain kompetensi Spencer mempunyai bobot lebih besar dibandingkan dengan DP3, yaitu sebesar 0.672 sedangkan DP3 bobotnya sebesar 0.328. Dari bobot tersebut dapat dikatakan metode penilaian kinerja kompetensi Spencer lebih baik daripada DP3.

                    Sedangkan pada grafik sensitivitas, ditunjukkan bahwa dimensi merupakan faktor yang sensitif terhadap kedua metode penilaian, dengan bobot sebesar 0.344. Sedangkan kemudahan bobotnya sebesar 0.202, legalitas bobotnya sebesar 0.170, manfaat bobotnya sebesar 0.157 dan skala sebesar 0.127. Hal ini dikarenakan untuk mampu menangkap kinerja sebenarnya diperlukan dimensi penilaian yang menggambarkan kondisi instansi dan pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan. Adapun metode penilaian kinerja karyawan Spencer dapat diterapkan, karena untuk menilai prestasi seorang karyawan kontrak dapat ditetapkan dengan SK Walikota. Sehingga untuk penerapan format penilaian dapat dilakukan dengan melihat beberapa keuntungan yang ada.

3  Pemberian insentif

        Dengan pemberian insentif yang sesuai dengan prestasi kinerja karyawan akan mampu meningkatkan motivasi karyawan. Hal ini dikarenakan, semakin tinggi nilai prestasi maka insentif yang diterima semakin besar.

       Dari nilai prestasi kedua karyawan kontrak tersebut jika dihitung insentif yang diterimanya dalam setahun adalah sebagai berikut:

1.                       Karyawan kontrak 1 memiliki nilai prestasi kinerja 2.709. Sedangkan dana insentif yang

ada adalah Rp 10.000.000,- Maka besarnya insentif yang akan diterima karyawan 1 adalah: % kenaikan nilai prestasi kerja : ((2.709-2.5)/(2.5)) x 100%= 8.36% Misalkan total persentase kenaikan nilai prestasi kerja seluruh karyawan adalah 1000%. Insentif yang akan diterima karyawan kontrak 1 pada tahun ini adalah = (8.36%/1000%) X Rp 10.000.000,- = Rp 83.600,-

      2. Karyawan kontrak 2 memiliki nilai prestasi kinerja 2.976. Sedangkan dana insentif yang ada adalah Rp 10.000.000,- Maka besarnya insentif yang akan diterima karyawan 2 adalah: % kenaikan nilai prestasi kerja : ((2.976-2.5)/(2.5)) x 100%= 19% Misalkan total persentase kenaikan nilai prestasi kerja seluruh karyawan adalah 1000%. Insentif yang akan diterima karyawan kontrak 2 pada tahun ini adalah = (91%/1000%) X Rp 10.000.000,- = Rp 190.000 ,- Hal tersebut menunjukkan semakin tinggi nilai prestasi kinerjanya, maka karyawan akan memperoleh insentif yang semakin besar. Dan ini akan membantu Sub Dinas Pengairan dalam pemberian insentif ataupun peningkatan motivasi kinerja karyawan kontrak.    

BAB V

KESIMPULAN

1. Format penilaian kinerja karyawan kontrak dengan mempertimbangkan 2 (dua) hal:

a. kompetensi utama yang terdiri dari kemampuan teknis (0.800) dan manajerial (0.200) dan

b. kriteria kompetensi yang terdiri atas disiplin (0.318), melayani (0.289), berprestasi (0.151),       proaktif (0.140), komitmen pada organisasi (0.102), memimpin (0.500) dan kerjasama    (0.500) dapat mencerminkan prestasi kinerja karyawan yang sebenarnya. 

2.  Dimensi adalah faktor yang paling sensitif terhadap metode penilaian dengan bobot sebesar (0.344).

3. Metode usulan yaitu metode Spencer merupakan metode penilaian yang terbaik, dengan bobot sebesar 0.672

4. Sistem Insentif dengan pembagian laba, dengan berdasarkan atas Nilai Prestasi Kinerja Karyawan akan mencerminkan insentif yang sesungguhnya sehingga ketidaktepatan pemberian insentif dapat dikurangi.

5. Hasil penelitian ini dapat dikembangkan untuk Sub Dinas lainnya dalam lingkup Dinas   Pekerjaan Umum Kota, guna peningkatan prestasi kinerja karyawan serta pemanfaatan keuntungan secara tepat dan bijaksana

6. Penilaian prestasi kinerja sebaiknya menggunakan kriteria penilaian yang mencerminkan kondisi kerja dan diberikan bobot yang tepat agar mampu untuk memotivasi produktivitas karyawan.    

DAFTAR PUSTAKA

Brodjonegoro, Bambang PS., 1992, AHP.PAU-Studi Ekonomi Universitas Indonesia. Jakarta.

Dessler, Gary, 1997, Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi ke-7, Alih bahasa, Jilid 1 & Jilid 2,

            Prenhallindo, Jakarta.

Gomes, Faustino Cardoso, 1995, Manajemen Sumber Daya Manusia, Andi Offset, Yogyakarta.

Handoko, Hani, 1996, Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia, BPFE, Yogyakarta.

Nurmianto, Eko, 2002, “Pengaruh Kemampuan, Motivasi Dan Pengembangan Karir Terhadap Kinerja Karyawan”, Proceedings Seminar Nasional Pasca Sarjana, Kampus ITS, 4September 2002, Surabaya.

Nurmianto, Eko dan Terbit Satrio, P, 2002, “Pengaruh Faktor-Faktor Kompetensi Terhadap Peningkatan Prestasi Kerja Karyawan”, Proceedings Seminar Nasional, Akademi Manajemen Indonesia, Hotel Sahid, 19 Oktober 2002, Surabaya.

Nurmianto, Eko dan Wijaya, Fajar Hengki, 2003, “Evaluasi Jabatan Dan Perancangan Sistem Penilaian Kinerja Karyawan (SPKK) Berbasis Kompetensi Di PT Pelindo III Cabang Surabaya (Studi Kasus Di Divisi Terminal Nilam Dan Berlian)”, Proceedings Seminar Nasional, TIMP 3, Hotel Novotel, 23Juli 2003, Surabaya.

Rais, Soenyoto dan Soembodo, Beny, 1997, Analisis Jabatan untuk Meningkatkan Efektifitas Kerja. Airlangga University Press. Surabaya.

Saaty, T.L., 1993, ”Decision Making for Leader”. The Analytical Hierarchy Processfor Decision in Complex World, Prentice Hall Coy: Ltd, Pittsburgh.

Spencer, M. Lely & Signe, 1993, Competence At Work, Models for Superior Performance ,John Wiley & Sons Inc.

Stoner, James A.F., Freeman Edward and Daniel Gilbert, 1996, Manajemen. Alih Bahasa. Jilid 1

         & Jilid 2, Simon & Schuster (Asia Pte. Ltd.), Jakarta.